Proje İçeriği

İnşaat sektörü, giderek proje ölçeklerinin büyüdüğü ve karmaşıklaştığı, paydaş sayısının arttığı, bilgi teknolojilerinin kullanıldığı ancak buna karşın maliyetlerin yüksek, verimliliğin ise hala çok düşük olduğu bir sektördür. Yapı üretim sürecinin çeşitli evreleri ve farklı departmanları arasında iletişimsizlikten kaynaklı sorunlar, şirketler için en önemli sorunları haline geliyor. İnşaat projelerinde başarı, dokümanların ve bilgi trafiğinin doğru yönetimi ile mümkündür. Tüm organizasyonların, yazışmalar, CAD tasarım dosyaları, BIM modelleri, kalite kontrol formları gibi projelerin yaşam döngüsü boyunca üretilen ve kullanılan birçok dosyanın güncel versiyonlarına hızlı erişimi çok kritiktir. Birden fazla firma veya organizasyonun gerçekleştirdiği veya müdahil olduğu inşaat projelerinin kontrol ve takibinin yapılabilmesi için ortak kullanımlı bir platform büyük önem arz ediyor. Projelerimizin yaşam döngüsü boyunca üretilen doküman ve verilerin saklanmasında ve ihtiyaç duyulan her yerden erişilmesinde birtakım sorunlar ile karşılaşıyorduk. Özellikle aynı doküman üzerinden çalışma yapılması durumunda versiyonların ve revizyonların takibi ile bu dokümanların gerek saha ekiplerine gerekse diğer paydaşlara doğru bilgi ve dokümanın iletilmesi ve bunların takibi konusunda zaman zaman sorunlar ile karşılaşmaktaydık. Ayrıca, hizmet kapsamımızda yer alan “Satın Alma ve Tedarik Yönetimi” süreçlerinden oluşan malzeme / hizmet taleplerinin oluşturulmasından, tedarikçilerin seçimine ve satın alma süreçlerine kadar her bir adım geleneksel yöntemler ile yönetilmekteydi. Bu süreçlerde zamansal olarak kayıplar yaşadığımız noktalar, taleplerin doğru yönetilememesinden doğan iletişim sorunları ve karışıklıktan kaynaklanıyordu. Konusunda uzman satın alma uzmanlarımız yoğun mesaileri ve doğru iletişim teknikleri ile bu sorunları minimuma indirmeye çalışıyorlardı. PMO olarak yönettiğimiz büyük ve kompleks projelerde, faaliyete başladığımız günden bu yana edinmiş olduğumuz bilgi birikimleri ve proje yönetim olgunluk seviyemiz ile oluşturmuş olduğumuz politikalar, süreçler ve kontrol formlarımız ile yaşanması muhtemel iletişim ve yönetim sorunlarını geleneksel yöntemler ile çözüyorduk. Bu tarz sorunları rahatlıkla çözebilmemizdeki en önemli motivasyonumuz konusunda uzman, yönetimsel ve teknik bilgi birikimi yüksek insan kaynağımızdır. İlk aşamada ihtiyaçlarımızı karşılayan, EDMS Küresel Doküman Yönetim Sistemi, EGPS Küresel Satın Alma Yönetim Sistemi ve EGVN Küresel Tedarikçi Ağı Sistemi’ni kullanmaya başladık. EDMS’i şirketimizin merkez ofis iç yönetim süreçlerinde ve projelerimizde diğer paydaşların da dahil olduğu proje yönetim süreçlerinde kullanıyoruz. Şirket iç yönetim süreçlerimizde, kullanmakta olduğumuz standart formları, EDMS’de özelleştirebildiğimiz dinamik doküman tipleri ve şablonlarına dönüştürerek her yerden erişilebilir, kullanımı kolay ve iç süreçlerimize özel olarak tasarladığımız iş akışları sayesinde onay süreçlerimizi hızlandırmış olduk. Aynı şekilde projelerimizde kullanmakta olduğumuz süreç ve formları da özelleştirebildiğimiz dinamik doküman tipleri ve şablonlarına dönüştürerek çalışanlarımızın bilgisayarlarında doküman kalabalığı oluşturmadan, doğru versiyonda çalışabilmelerini sağladık. Proje özelinde oluşturduğumuz iş akışları sayesinde her yerden erişilebilen ve bilgisayar başında daha az zaman harcanmasını sağlayan onay süreçleri tasarlayarak çalışanlarımızın kendi uzmanlık alanlarına daha fazla odaklanmalarını sağladık. EGVN ile entegre çalışabilen EGPS’i ise, hem şirketimiz merkez ofisinde yürüttüğümüz malzeme ve hizmet alımları hem de projelerimizde hizmet kapsamımızda bulunan “Satın Alma ve Tedarik Yönetimi” süreçlerinde kullanmaktayız. Bu iki sistem sayesinde, yurtiçinde ve yurtdışında yönettiğimiz projelerde gerek merkezde bulunan çalışanlarımız gerekse de proje sahasında görev yapan çalışanlarımız koordineli olarak çalışarak aynı platform üzerinden bütün satın alma süreçlerini şeffaf, hızlı ve kontrol edilebilir bir şekilde yönetebilmektedirler. İlgili yöneticilerimiz de anlık olarak süreçleri takip edebiliyor ve istedikleri raporlara hızlıca erişebiliyorlar. EDMS Küresel Doküman Yönetim Sistemi ile şirket merkez ofis ve proje yönetim süreçlerimizi yeniden ele alarak dijitalleştirdik. Geldiğimiz noktada bütün kurumsal iç ve dış süreçlerimizi EDMS üzerinden uygulayabilir hale geldik. EDMS ile şirketimizin kurumsal veri hafızasını, sağlıklı bir iletişim yönetimi alt yapısını, standart kalite kontrol yönetimi süreçlerini, standart tasarım yönetimi süreçlerini ve projelere özel tanımlanmış iş akışları ile hızlandırılmış onay süreçlerini oluşturduk. Oluşturulan bu süreçler ile, proje yaşam döngüsü boyunca üretilen bütün raporlar, kalite kontrol formları, resmi yazışmalar, malzeme ve altyüklenici onayları, tasarım dokümanlarının yönetimi konularını standart haline getirerek şirketimizin kurumsal yönetim standart yapısını dijitalleştirmiş olduk. Bütün bu çalışmalar, uygulama süreçlerimizde zamandan büyük tasarruflar sağladı. Ayrıca, bürokrasiyi azaltarak asıl işimize odaklanmamızı ve daha az sayıda doküman üreterek arşivleme yoğunluğundan kazanç sağlamış olduk. EGPS Küresel Satın Alma Yönetim Sistemi ile özellikle yurtdışı projelerimizde malzeme ve hizmet satın alma süreçlerinde taleplerin oluşturulmasından tedarikçilerimizin de sisteme dahil olarak çevrimiçi tekliflerin toplanmasına, satın alma emirlerinden sevkiyat ve tedarik zinciri uygulamalarına kadar bütün özelliklerini kullanmaktayız. Bu sistemi kullanarak, geleneksel yöntemle gerçekleştirilen şantiyeden şantiye değişen formatta ofis yazılımları hazırlanmış formlardan, bütün paydaşların sürece çevrimiçi olarak dahil olduğu ve standart dijital platform sayesinde gerek ıslak imza ile onay alma gereği olmadan gerekse de hangi coğrafyada olursak olalım satın alma süreçlerine her zaman ve hızlıca dahil olabildik. Özellikle gelişmiş raporlama sistemi sayesinde ne kadar malzeme siparişi verildiği, bütçe takip raporları, tedarik zinciri raporları gibi birçok raporları alarak bütün süreci anlık olarak izleme şansımız oldu. EGVN Küresel Tedarikçi Ağı Sistemi ile de var olan tedarikçi kayıtlarımızı dijital bir platforma aktarılarak bütün tedarikçilerimizi tek bir listede ve bütün detayları ile kayıt altına almış olduk. En önemli ise, bizim için çok değerli olan tedarikçilerimiz ve çözüm ortaklarımız ile iletişimimizi ve iş birliğimizi daha da arttırmış olduk. Tedarikçi ağı sistemimize dahil olan her tedarikçimizi projelerimizi dahil edebilmek için, standart veya özelleştirilmiş değerlendirme / puanlama sistemine dahil ettik. Bu sistem sayesinde ön yeterlilikte geçmiş ve yüksek puan almış tedarikçilerimiz ve çözüm ortaklarımız ile daha fazla iletişim halinde olabildik. Ayrıca, daha önce çalıştığımız firmaları da değerlendirme yaparak bir sonraki çalışma yapabilmek için bir kurumsal hafıza oluşturmuş olduk. Kullandığımız bütün yazılımlardan, projelerin başlangıcından teslimine kadar geçen sürede elde edilen verileri Microsoft Power BI gibi iş zekası ve raporlama araçları yardımı ile ihtiyacımıza yönelik tasarlamış olduğumuz yönetimsel rapor ve gösterge panelleri (Dashboard) oluşturmamız kazandığımız en büyük faydalarından biridir. Bu sayede hem müşterilerimiz hem de merkez ofisimizdeki ve projelerimizdeki ilgili yöneticilerimiz proje verilerini anlık olarak izleyebilmekte ve bu verilere göre stratejik kararlar alabilmektedirler. Bu dijitalleşme sürecindeki büyük verileri analiz etmek en büyük kazancımız olmuştur.

Projenin Amacı

sedat.manca@pmo.com.tr

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

İnşaat projelerinde son yıllarda, mühendislik teknikleri ve teknolojik gelişmeler ile çok paydaşlı, yüksek maliyetli ve daha karmaşık projeler ile karşı karşıya kalmaktayız. Bu projelerde yer almak, süreçleri, iş birliğini ve iletişimi iyi yönetebilmek için doğru bir çözüm ortağı ile yola çıkılmış dijitalleşme ve dijital dönüşüm vizyonu olması gerektiğine inanıyoruz. Bu vizyon ile artık geleneksel yöntemler ile yönetemediğimiz, verilerin gücünden yararlanamadığımız projeler yerine, her uygulama sürecinin dijitalleştiği, hızlandığı ve büyük verilerden anlamlı veriler elde ederek stratejik kararların verildiği projelere imza atılabileceğini düşünüyoruz. Dijital Dönüşüm projemiz ile hem şirket iç süreçlerimizde hem de proje yönetim süreçlerimizde birçok iyileştirme sağlamış olduk. Var olan süreçlerimizi dijitalleştirerek proje yönetim süreçlerimizin verimliliklerini arttırmış olduk.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Dijital dönüşüm projemizde inşaat sektörüne özel olarak tasarlanıp geliştirilmiş olan tamamen yerli ve milli yazılım teknolojileri kullanılmıştır. Kullanılan yazılımların yeni özellik geliştirilmesinde geri bildirimler ile katkıda bulunulmuştur. Kullanılan Satın Alma Yönetim ve Tedarikçi Ağı Sistemlerinde teklif talepleri oluşturulacak tedarikçiler için, yapay zeka destekli önerilen tedarikçiler özelliği bulunmaktadır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Dijital dönüşüm yolculuğumuzun başından sonuna kadar gerekli maddi ve manevi tüm destek üst yönetim tarafından sağlanmıştır. Süreçlerin tasarlanmasından, dijitalleştirilmesi çalışmalarına kadar ihtiyaç duyulan bilgiler için gerek toplantılara iştirak ederek gerekse süreçlerde tıkanan noktaları kolaylaştırıcı rolü ile açarak projenin hayata geçirilmesinde önemli bir destekte bulunmuşlardır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje sayesinde; proje yönetim süreçleri ile tedarik zinciri, satın alma, lojistik ve ambar süreçleri dijitalleştirilerek gerçekleştirilen işlemlerin daha hızlı, güvenilir ve şeffaf olmasını sağladık.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Dijital dönüşüm projemizin, gerçekleştirdiğimiz çalışmalardaki maliyeti üzerindeki kazanım etkisi uzun vadede hesaplama analizlerimiz halen devam etmektedir. Bu proje, hem şirketimizin iç süreçlerine hem de yönetiminde bulunduğumuz inşaat projelerindeki tüm süreçlerine etki ederek kısa sürede tamamlaması, daha şeffaf bir proje ve iletişim yönetimi ile verilerin dijitalleştirilmesi sonucu stratejik kararların daha doğru verilmesini desteklemiştir.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projenin hayata geçirilmesi sırasında 7 kişi aktif olarak görev almıştır. Proje Ekibinde PMO Merkez Teknik Ofis Departmanı ve projelerimizde çalışan ilgili departman yöneticileri ile teknik personeller görev almıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Proje için bilişim teknolojileri altyapısının kurulması ve teknik destek süreçlerinde OBC Bilgisayar Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.’den ve Dijitalleşme konusunda kullanılan yazılımların sağlayıcısı ve dijital dönüşüm çözüm ortağımız olarak ENKA Systems Yazılım A.Ş. ‘den destek alınmıştır.